¿Cómo organizar eventos en la nueva normalidad?

Una de las grandes incógnitas de cualquier event planner es cómo organizar eventos en la nueva normalidad. La pregunta no es sencilla porque responde a aspectos que dependen directamente de la casuística de cada evento. Sin embargo, tiene un denominador común: la tecnología.

La tecnología es fundamental para organizar eventos en la nueva normalidad, independientemente del tipo de evento que se trate: conciertos, festivales, congresos, eventos corporativos, deportivos... La pandemia de la COVID-19 nos ha cambiado. No hay duda. Y al sector eventos más si cabe.

Organizar conciertos y festivales en la era de la COVID-19

Los eventos musicales son, sin duda, uno de los sectores más afectados por la pandemia. Por eso, más que nunca es necesaria la tecnología que permite la trazabilidad de los asistentes y evita la propagación, garantizando el seguimiento y la seguridad de los asistentes.

¿Vas a organizar un evento en la nueva normalidad y no sabes qué tecnología te puede ayudar? Te contamos a continuación el protocolo COVID-19 a nivel tecnológico a seguir.

Venta de entradas a la hora de organizar eventos en la nueva normalidad

El punto de partida del asistente con el evento es la venta de entradas. Por eso, debe ser el punto de partida en el que el organizador del concierto o festival cuente con medidas de seguridad para garantizar el cumplimiento de protocolos, medidas y distancias establecidas.

Para ello, el sistema de venta de entradas debe contar con funcionalidades como sistemas de mapping o separado de bucatas como las que cuenta Enterticket.

Entre las funcionalidades que permiten garantizar la seguridad de los asistentes en el proceso de compra de entradas en la era COVID-19 podríamos enumerar:

• Gestión de entradas sobre plano
• Sistema de bloqueo y reserva de butacas desde el panel
• Función de reubicación de asientos
• Sistema de cálculo de distancia mínima modificable según la situación
• Bloqueo automático de asientos en la compra de entradas para asegurar la separación mínima
• Gestión de invitaciones sobre plano al instante
  
  

Control de accesos y aforo para eventos post COVID-19

Un punto fundamental en la organización de eventos es, sin duda, el control de accesos. Es decir, la tecnología que comprueba los credenciales de los asistentes y permitir que accedan o no, en función de las variables establecidas por el organizador. Y no solo eso, sino también conocer quién ha accedido.

Por motivos de seguridad, el control de accesos siempre es importante. Sobre todo en eventos de pago, no puede acceder cualquiera al concierto o festival, sino que debe tener una entrada válida. Ahora, en la nueva normalidad, tener un control de quién accede es imprescindible para cumplir con el protocolo COVID-19 independientemente de que sea gratuito o de pago el evento.

La tecnología, además, también permite accesos al recinto ágiles y eficientes, evitando cualquier tipo de aglomeración en los accesos.

Por otro lado, el control de aforo en eventos, festivales o conciertos siempre ha sido un aspecto a tener en cuenta, si bien es cierto que no siempre se llevaba a cabo. La crisis sanitaria del coronavirus ha puesto de manifiesto la estricta necesidad de tener información en tiempo real de lo que ocurre en el evento en términos de ocupación. El control de aforo se ha convertido en imprescindible en eventos y es que permite conocer información de lo que ocurre en el evento.

Disponer de trazabilidad para organizar eventos de la nueva normalidad

Toda la tecnología, además de facilitar la experiencia de usuario y ayudar a organizadores en sus labores, está generando información en tiempo real de forma constante. Esto es muy importante, puesto que permite tener una trazabilidad exhaustiva de cada uno de los asistentes: dónde ha estado, con quién, en qué momentos...

Así, en caso de brote, poder tener un control total en la base de datos de las personas con las que cada uno de los asistentes ha compartido espacio y tiempo. Esto permite garantizar un mayor control del evento y poder ofrecer la información a las autoridades pertinentes.

Pagos digitalizados en conciertos, festivales o eventos

Por último, otro de los puntos afectados por la pandemia en eventos son las barras donde consumir, puesto que se trata de espacios que pueden formar aglomeraciones y que no se respeten las medidas de seguridad.

Para ello, la tecnología también es importante, ya que existen herramientas como Scan & Delivery, que permiten a los asistentes hacer pedidos y recibirlos en sus asientos, potenciando la comodidad y ayudando al organizador a contar con ese importante punto de facturación sin problemas.

También existen los pagos cashless, que se verán potenciados durante los eventos de la nueva normalidad, que permiten realizar compras evitando el contacto y de una forma rápida y segura.