¿Cómo organizar un festival exitoso?

En el mundo de la música, los festivales se han convertido en una excelente forma de reunir a mentes creativas y apasionadas por la innovación. Estos eventos no solo fomentan el intercambio cultural, sino que también generan oportunidades de negocio y promueven la colaboración entre empresas y emprendedores. Organizar un festival exitoso puede ser un desafío, pero con una planificación adecuada, puede convertirse en una experiencia gratificante y transformadora.

¿Cuáles son los pasos a seguir?

Definición de objetivos

Define tus objetivos de facturación y con ellos tu presupuesto para saber cuánto dinero tienes disponible para el caché de lxs artistas y la contratación de todos los proveedores de servicios. Además, define los objetivos pensando en tu público objetivo: ¿cuál es el propósito del festival?, ¿cuál quiero que sea la experiencia de usuario?. Establecer metas específicas y medibles te ayudará a guiar la planificación y a evaluar el éxito del evento una vez finalizado.

Elección del tema y audiencia

Una vez están claros los objetivos, el siguiente paso es seleccionar el eje principal sobre el que girará el evento (género musical, temática…) y el público objetivo al que se quiere llegar. Es fundamental elegir un tema relevante y atractivo, puede ser sobre un género musical específico, como el reggaeton, el techno o el rap, como lo hace Cooltural Fest, un festival dirigido al mejor indie nacional, o incluso un festival que incluya diferentes géneros musicales, como lo hacen BIGSOUND Festival y Arenal Sound. Piensa también de qué manera puedes utilizar el hilo conductor para que impregne el resto de espacios y actividades del festival.

Una vez definido el eje principal, el mismo se convierte en una buena forma para llegar al público objetivo y que se empiece a mostrar interés por acudir al evento, adaptando el contenido y las actividades para satisfacer sus necesidades. Consigue que tu festival no solo sea un montón de conciertos de música juntos, crea una experiencia única que involucre a las personas con el festival en cada actividad que exista.

Creación del equipo de trabajo

Contar con un equipo comprometido y experimentado es esencial para el éxito del festival. Cada miembro debe tener responsabilidades bien definidas y trabajar en conjunto para asegurar una planificación sólida y una ejecución impecable.

En la fase de organización del festival, diferentes equipos y departamentos trabajan en conjunto para que todos los detalles se lleven a cabo de manera eficiente. En primer lugar el equipo de producción, encargado de la planificación general del festival definiendo la visión y el tema del festival. Seguido de este, el equipo de programación llevará a cabo la tarea de seleccionar y contratar a lxs artistas y bandas que actuarán en tu festival. Después, el equipo de logística se encargará de gestionar todos los aspectos logísticos como la instalación de los escenarios o el sistema de sonido. Por último, el equipo de ventas y patrocinios negociará acuerdos con marcas para asegurar fuentes de financiamiento adicionales.

Durante el festival, diversos equipos se mantienen activos para garantizar que todo funcione sin problemas. En esta fase interviene el equipo de producción en el lugar, el cual se asegurará de que todos los aspectos técnicos se realicen según lo planeado. También estará presente el equipo de coordinación de artistas para recibir y guiar a lxs artistas en el lugar. En cuanto al equipo de hostelería, es común externalizar la contratación de personal de barras a una empresa externa, lo que te proporcionará un ahorro de tiempo y recursos y obtener una profesionalidad y calidad.

Después del festival, todavía hay trabajo por hacer para cerrar el evento de forma exitosa. El equipo de desmontaje y limpieza se pondrá en marcha para desmontar el lugar y que quede limpio tras su celebración. El equipo de evaluación y análisis revisará los datos obtenidos sobre asistencia, satisfacción de los asistentes y los ingresos que ha originado el festival con el fin de evaluar el éxito del festival e identificar aspectos a mejorar en futuras ediciones.

Otros equipos de trabajo o proveedores que tendrán su lugar en el festival son el equipo de seguridad, distribuido en los accesos, salidas de emergencia y el recinto para asegurar que el público guarde un orden durante la celebración. A este se suman los proveedores de food trucks y de diferentes actividades como photocall, maquillaje o atracciones que te contamos en esta entrada de blog. Por último, como empresa tecnológica, IDASFEST te ayudará a llevar a cabo las funciones de accesos, acreditaciones y recargas cashless a través de las pulseras inteligentes, un método súper sencillo de usar para el público de usar y de gran utilidad para el promotor.

Elaboración de la agenda y programación interna

Para simplificar la planificación de tu festival y llevar a cabo las diferentes tareas involucradas, es positivo realizar un timing del festival. Esto te permitirá tener una comprensión clara de los pasos necesarios y seguir una hoja de ruta donde se reflejen todas las actividades que deben realizarse antes, durante y después del festival.

Determinación de la ubicación y logística

La elección de una ubicación adecuada es una decisión estratégica y coge relevancia cuando se trata de garantizar la comodidad y accesibilidad de las personas asistentes. Además, para que todo funcione correctamente es fundamental planificar la logística, como el transporte, alojamiento y servicios, garantizando que no vaya a surgir ningún contratiempo.

Activación de promoción y marketing

Se deben emplear estrategias de marketing digital y redes sociales para promover el evento debido a que actualmente son los canales de comunicación que mayor alcance generan. Crear un sitio web atractivo, publicar contenido relevante y colaborar con influencers o medios de comunicación ayudará a generar expectación y atraer a más participantes. A través de estos, es importante dejar claras cuestiones como por ejemplo: ¿de qué festival se trata?, ¿cuándo se celebra?, ¿dónde estará ubicado?, ¿por qué deberían ir a tu festival y no a otro?, ¿cuál es la propuesta de valor de tu festival?

Por tanto, organizar un festival exitoso requiere una planificación cuidadosa, atención al detalle y una dedicación imparable. Con una visión clara, el éxito de tu festival se medirá por el impacto que genere en los participantes. 

Si necesitas ayuda para organizar tu festival, no dudes en ponerte en contacto con IDASFEST.

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