Descubre el porqué el informe final de un evento es tan importante para determinar su éxito
Para garantizar el éxito de un evento, no cabe duda, que la planificación y la organización previa es la parte importante. Sin embargo, el estudio de los resultados y los logros que se han conseguido se ha consolidado como uno de los puntos convenientes a realizar.
Aunque existe muchas estrategias para determinar el éxito de un festival, hasta que no se celebra no se puede valorar. En cualquier tipo de acontecimiento, es fundamental observar y analizar sus resultados y, sobre todo, el rendimiento con el que ha funcionado frente a las expectativas que se tenían. Gracias a este tipo de análisis o valoración, se pueden mejorar las actividades en próximas ediciones. Entonces, ¿cuál es el uso del informe final del festival?
Funciones del informe final de tu festival ¿para qué se usa?
Una de las funciones principales que tiene este análisis es mostrar el cierre. Es decir, concluir como ha ido el evento y mejorarlo para realizar nuevas ediciones en un futuro o, incluso, nuevos eventos o festivales. Es el momento perfecto para sentarte y valorar como ha ido, evaluar los comportamientos y observar que ha funcionado y que no. Así se logra detectar los puntos más flojos o menos positivos en los que efectuar cambios para próximas actuaciones.
Si no te paras a pensar como ha ido tu festival y plasmarlo en un análisis exhaustivo, nunca lograrás mejorar ni conocer el rendimiento ni el éxito de este. Además del rendimiento y de la actividad, se puede conocer los resultados económicos de las organizadoras o de los patrocinadores. Es la mejor manera de aprender sobre los resultados y mejorar en un futuro. La clave del éxito siempre es aprender y mejorar en las siguientes ediciones.
Para más inri, toda esta mejoría que puedas aplicar en eventos posteriores aumentará la experiencia del usuario, mostrando un festival renovado y mejorado. Cuanto más asegures que el espectador está cómodo, tendrás más posibilidades de que establezcan una publicidad indirecta hacia amigos o conocidos.
¿Cómo y cuándo se realiza el informe final?
Hay que tener claros diferentes datos a la hora de realizar un dossier estadístico. Debe contener tanto datos cuantitativos como cualitativos y de diferentes sectores del festival que permita el análisis de los objetivos establecidos en el plan previo. Con esta información se podrá valorar qué se ha cumplido, que no se ha cumplido y que se puede mejorar. El informe tiene que ser una fotocopia de todo lo que ha significado el evento.
Esto quiere decir que puede incluir datos y gastos de último minuto, extras que no se contaban en el presupuesto, proveedores… más allá de dinero, también tiene que incluir:
- Periodistas acreditados
- Discursos y provecho de los discursos
- Opiniones y/o evaluación del público
- Visitas a la página web
- Seguimiento de las redes sociales durante el festival
- Material de promoción
- Aforo en determinados lugares del recinto
Tampoco hay que dejar de lado los productos ofrecidos, desde el tipo de bebida hasta el merchandising que se ha vendido. Es importante analizar el consumo, para poder decidir si cambiar de productos o mantenerlos. También es importante la venta de entrada ¿ha ido bien? ¿se ha cumplido lo esperado? ¿cuántas entradas hemos vendido en el tiempo esperado? ¿ha habido sold out? Son algunas preguntas que se tienen que ver reflejadas en este análisis.
Otra parte interesante para incluir en el informe es la evaluación interna de proveedores y personal del festival. Es importante saber cómo ha funcionado internamente, conocer las debilidades y las fortalezas durante el evento para un crecimiento profesional a futuro.
Aunque el festival haya terminado, no implica que no haya más trabajo que hacer, ya que la mejor ocasión para preparar este análisis es la siguiente semana de su finalización. En este momento la información está fresca y con más capacidad de crítica y evaluación. Cuanto más completo y más información contenga el informe final, se obtendrá una visión mucho más global y, sobre todo, real, desde un punto de vista administrativo y financiero.
Y ¿a quién va dedicado este informe? Pues además de ser utilizado internamente para mejorar, se puede compartir con aquellos patrocinadores o empresas que han participado en el evento. Así, serán conocedores de los resultados con mayor exactitud. Este dossier también puede ser muy útil para prensa, creando un resumen más breve de lo ocurrido.
